Een goede uitnodiging zet uw bijeenkomst op voorsprong!

Door Jesse Bussemaker | Faciliteren

Stel je voor dat je een housewarming organiseert voor familie en vrienden, hoe nodig je hen dan uit? Je wilt ongetwijfeld jouw enthousiasme voor jouw nieuwe huis delen met de gasten, zodat ze zin hebben om te komen. Je besteedt dus aandacht aan een prikkelende uitnodiging waarmee de nieuwsgierigheid al gewekt wordt. Vast niets nieuws onder de zon.

Hoe anders is vaak de realiteit wanneer we voor collega’s een heidag, strategiedag of teamdag organiseren? De uitnodiging via de mail, net wat te laat en met net wat teveel bijlagen is de wereld nog niet uit. Het resultaat hiervan is dat de uitnodiging zoek raakt tussen de vele mails die directe urgentie hebben en niet de aandacht weten te grijpen. Doordat de uitnodiging te laat arriveert kunnen de deelnemers zich gemakkelijk de vraag stellen of er wel voldoende aandacht besteed is aan deze dag. Een absolute energy-killer is het meesturen van talloze stukken die de deelnemers als huiswerk nog even moeten doornemen voordat de dag daar is.

Door dit verplichte huiswerk en door de impressie te wekken te weinig zorg te besteden aan een gedegen voorbereiding, komen de deelnemers met gezonde tegenzin naar de daadwerkelijke heidag. Een balletje dat ik hierover opgooide op twitter kon op voldoende cynisme op het gebied van heidagen rekenen. Door deze vormfouten zet je jezelf als organisator op achterstand. Je staat 0-2 achter en dan moet de dag nog beginnen. Dat wordt dan vast een taaie dag, want probeer collega’s in deze stand maar eens te bewegen naar een constructieve bijdrage. Een heidag blijft daarmee vooral een kostbare dag in plaats van een waardevolle dag.

Net als bij de uitnodiging voor de housewarming gaat bij een goede uitnodiging om het prikkelen, enthousiasmeren en activeren van de deelnemers. Ze moeten er zin in krijgen en met een gevoel van minstens 1-0 naar deze dag komen. De uitnodiging is de eerste kennismaking met deze dag en moet dus indruk maken en van vorm zodanig zijn dat je hem niet zomaar aan de kant legt.

Over de inhoud van de uitnodiging valt ook voldoende te zeggen. Deze moet bij de deelnemers de voorpret al op gang brengen, in lijn zijn met de doelstelling van de dag en minimaal een week van tevoren bij de deelnemers binnen zijn. Daarbij ga ik er vanuit dat de datum in alle agenda’s al weken daarvoor is vastgelegd. Ik kies specifiek een week van tevoren. Op die manier kun je indruk maken en blijft de spanningsboog als opmaat naar de bijeenkomst optimaal. Wanneer je de uitnodiging te ver vooruit stuurt zakt de betrokkenheid tussentijds in en dat wil ik voorkomen. Wanneer je de uitnodiging korter dan een week voor aanvang uitstuurt gaan deelnemers vragen stellen en kom je gemakkelijk in hierboven beschreven gevarenzone.

Voor een opdrachtgever uit de zorg voor wie ik een beleidsdag over ‘het welbevinden van cliënten’ heb georganiseerd in een wellness-centrum, heb ik alle deelnemers als uitnodiging een bruistablet gestuurd. Voor een opdrachtgever uit de financiële sector voor wie ik een tweedaagse heisessie over ‘samenwerking’ heb georganiseerd, heb ik alle deelnemers een stukje touw en een ringetje gestuurd waarmee zij een bepaald knoopje moesten oefenen. ‘Alleen als alle collega’s het knoopje konden maken, zou de heisessie een succes kunnen worden’, was mijn begeleidende boodschap. Het knoopje was een onderdeel van de ingekochte vliegerworkshop welke de metafoor ‘als iedereen een bijdrage levert, dan gaat de zaak de lucht in’ waarmee ik de doelstelling van de heisessie op een luchtige manier kracht bijzette.

Voor het laten slagen van een heidag, strategiedag of teamdag is een uitnodiging die prikkelt, tot de verbeelding spreekt en nieuwsgierig maakt onmisbaar. Je zet jezelf op voorsprong en vergroot daarmee de kans dat de deelnemers aan het einde van de dag terugkijken op een waardevolle dag.